Si tratta di sopralluoghi o pareri richiesti o provocati da utenti diversi non istituzionali, come ad es. le segnalazioni di presunte irregolarità, che determinano l'apertura di un procedimento (fascicolo informatico).
Gli utenti che presentano segnalazione di inconvenienti igienici legati a particolari alimenti di origine animale o prevalentemente di origine animale sono invitati a conservare l'involucro esterno e l'etichetta dell'alimento e consegnarli quanto prima al Servizio Veterinario insieme con quanto resta dell'alimento. La segnalazione, che va fatta per iscritto su carta libera, riporterà la data dell'acquisto e notizie relative al punto vendita, oltre alle generalità di chi fa la segnalazione. Eventuali esami di laboratorio che il servizio ritenesse di fare sull'alimento consegnato sono gratuiti.
Il Servizio di pronto soccorso automaticamente segnala i casi di malattia anche lieve legati al consumo di alimenti.

Il responsabile del servizio è responsabile del procedimento, mentre il responsabile dell'istruttoria è individuato di volta in volta dal responsabile del procedimento.