Per chi affronta il problema per la prima volta, si consiglia di prendere contatto con il Servizio Veterinario (0444-475671).
Routinariamente il modello di certificato che il paese ricevente richiede (vedi sotto), già conosciuto ed approvato dal Servizio Veterinario, viene spedito al Servizio Veterinario, già compilato in ogni sua parte, via e-mail (certificati.internazionali@ulss5.it). Il responsabile del servizio, o chi per esso, lo esamina e lo firma.
Naturalmente i certificati sono richiesti prima della spedizione della merce; per consentire al servizio veterinario di eseguire dei controlli a campione, i fac-simile dei certificati, completi di tutti i dati, devono pervenire 24 ore utili prima dell'allontanamento della merce dal magazzino della ditta richiedente. Se alcuni dati (es. peso esatto, numero del container) fossero disponibili solo al momento stesso della partenza, il richiedente manderà due giorni utili prima della partenza un preavviso in cui si riportano tutti i dati disponibili che servono ad identificare le merci in spedizione. Sarà così possibile eseguire un eventuale controllo. In questi casi, che costituiscono una eccezione, il certificato sarà ritirato anche dopo la partenza della merce, al massimo entro due giorni, scaduti i quali il certificato non ritirato viene annullato.

Nella riforma sanitaria lo stato ha avocato a sè tutto ciò che riguarda i rapporti con gli altri stati. Anche i certificati internazionali sono dunque di competenza dello stato, che non li ha trasferiti alle regioni come le altre competenze sanitarie. Il Ministero tuttavia, non avendo la possibilità di operare sul territorio, ha dato incarico alle ULSS di rilasciare tali documenti per suo conto.
I modelli di certificati per l’esportazione verso Paesi terzi di prodotti di origine animale sono, nella maggioranza dei casi, stabiliti sulla base delle specifiche norme sanitarie vigenti nel Paese di destinazione. In questo caso, i certificati non sono specifici per Paese di origine ma validi, in generale, per le esportazioni da qualunque Paese autorizzato.
Detti modelli sono richiesti dal Ministero della Salute a seguito delle segnalazioni di interesse da parte degli operatori nazionali, trasmessi autonomamente dal Paese terzo o pubblicati su siti internet ufficiali delle autorità competenti del Paese terzo.
Alcuni certificati derivano da Accordi di Equivalenza stipulati tra l’Unione Europea ed alcuni singoli Paesi terzi e disciplinati da Decisioni comunitarie. Essi, fondamentalmente, sono finalizzati a semplificare le procedure di esportazione/importazione e di certificazione da e verso l’UE e il Paese terzo interessato, stabilendo tra le due parti un’equivalenza della normativa sanitaria.
In altri casi, attraverso Accordi/trattative bilaterali, il certificato viene stabilito, dalle autorità competenti italiane e da quelle del Paese terzo coinvolto, per cui il modello concordato sarà specifico e valido solo per le esportazioni dall’Italia.